Photographe: Factures, enregistrement et taxes, comment s’y retrouver?

Active dans plusieurs regroupements Web de photographes, j’ai réalisé qu’il y avait des questions récurrentes qui menaient parfois à de très mauvais raisonnements à avoir lorsqu’on lance une entreprise en photographie. On mélange beaucoup l’enregistrement d’entreprise, les taxes et la facturation. Bien que je démystifie plusieurs de ces sujets dans mon livre «Être photographe portraitiste», il y a encore beaucoup d’ignorance concernant ces sujets. De plus, les réponses qui y sont rapportées par  sont souvent érronées ou que des spéculations de gens aussi amateurs que vous. Les photographes qui se lancent pensent qu’ils peuvent faire bien des erreurs au nom de l’amateurisme, mais légalement, en êtes-vous si convaincus?
Je l’avoue, quand on n’a pas d’entrepreneurs dans notre entourage, le démarrage peut être ardu. Ça été mon cas, mais c’est aussi notre rôle de professionnel que de s’assurer que notre entreprise est légale. J’ai moi-même commis des erreurs, erreurs qui m’ont parfois coûté plusieurs centaines de dollars. Parfois, mes vacances estivales sont disparus à la lecture d’une simple lettre. Voilà pourquoi il faut être en norme et légale dès le départ. Pas que je voulais frauder qui que ce soit, je me considère assez «by the book» dans la vie, mais plutôt par ignorance de jeune femme de 20 ans qui débute en photo. Une inscription aux taxes tardive ou encore un rapport de taxes annuel plutôt que qu’aux trois mois, ça implique des frais! Croyez-moi, on ne refait jamais la même erreur.
D’abord, toutes les entreprises et travailleurs autonomes sont légalement responsables de fournir une facture à TOUS leurs clients. Et ce, dès le premier dollars facturé. Il n’y a pas de «Je fais seulement 2000$ par an avec la photo, donc je ne fais pas de facture.» ou encore de «Je fais des contrats à seulement 30-40$, pas besoin de facture!» et le fameux «Je débute, alors je ne facture pas et je me sers de l’argent pour acheter du matériel.». Ces réponses sont la définition même du travail au noir. C’est une bien «belle» manière de débuter dans un domaine où on veut s’établir comme une référence ou un professionnel. C’est simple, vous retirez un revenu, qu’il soit principal ou secondaire, qu’il soit petit, moyen ou grand, vous vous devez de le déclarer et le facturer. Si vous faites peu, alors tant mieux, vous payerez probablement que très peu ou pas d’impôt. La facturation permet aussi une certaine démocratie en photographie pour ne pas avoir une compétition malsaine de tarifs. Même si cette guerre est déjà tellement présente, il est vrai qu’un photographe ne déclarant pas ses revenus pourra se permettre de charger moins cher qu’un photographe qui donne un pourcentage de ses revenus à l’impôt. Ça peut devenir déloyal lorsqu’on débute, mais je suis confiante que les gens intègres gagnent toujours cette guerre. La facture que vous remettrez sera électronique ou imprimée, elle indiquera vos coordonnées, le nom du client, la date, le service rendu, le montant payé au minimum. En tant que client, votre devoir est aussi de demander une facture afin de vous assurer que l’argent que vous remettez à votre photographe sera bel et bien déclaré pour le bien commun. D’ailleurs, vous ne ferez probablement aucune économie, car il y a bien des chances que le photographe que vous payez au noir ne soit pas inscrit aux taxes de toute façon. C’est souvent le cas des photographes qui débutent ou amateurs. Cette facture vous servira aussi de protection et de preuve si jamais ce gentil photographe peu professionnel décide d’omettre de vous remettre vos photographies. Tant qu’à oublier la facture, pourquoi ne pas oublier de livrer les photos! Vous vous protégez des mauvaises surprises.
Les taxes maintenant, doit-on en charger? Au Québec, tous les travailleurs autonomes qui dépassent les 30 000$ en chiffre d’affaire se doivent de charger les taxes à leur client. Pour se faire, vous devez vous inscrire aux taxes. On vous remettra ainsi un numéro de taxes que vous devrez écrire sur toutes vos factures. Vous devrez alors soumettre des rapports de taxes au gouvernement afin de lui remettre les taxes perçues. Ces rapports qui peuvent être aux trois mois ou encore annuels. Ça, je crois que ça dépend du chiffre d’affaire de votre entreprise. Si vous décidez de ne pas charger de taxes, mais que vous déclarez un revenu supérieur à 30 000$, elles vous seront alors exigées lorsque vous ferez votre rapport d’impôt et malheureusement pour vous, vous devrez tout de même les payer et elles sortiront de vos poches plutôt que de celles de vos clients. Vous devrez les payer d’une manière ou d’une autre, aussi bien utiliser la bonne technique. Si vous faites de la photographie à temps partiel et que vous faites sous les 30 000$, alors, au contraire, vos factures n’incluront pas les taxes, ni de numéro de taxes. Vous ne les chargerez tout simplement pas sur votre facture. Encore une fois, chers clients, si on vous charge des taxes, mais qu’aucun numéro de taxes n’est présent sur votre relevé, posez-vous des questions afin de vous assurer que le beau 15% de taxes que vous venez de payer n’est pas un pourboire caché qui ira directement dans les poches de votre photographe. Sachez que vous pouvez aussi effectuer une recherche afin de vérifier si un numéro de taxes est valide. Si quelqu’un vous charge des taxes, mais que son numéro n’est pas valide, posez des questions er refusez de payer les dites taxes!
S’inscrire aux taxes et s’enregistrer… Est-ce la même chose? Non! S’inscrire aux taxes est en lien avec le revenu d’une entreprise. Vous pouvez ne pas être enregistré, mais être inscrit aux taxes en restant légal. L’enregistrement d’entreprise est plutôt en lien avec votre nom et votre identité d’entreprise. Au Québec, si vous travaillez sous votre propre nom complet (exemple Sarah Tailleur Photographe), légalement vous n’êtes pas obligé de vous enregistrer. Attention! Votre nom complet doit y figurer, pas seulement votre prénom, votre nom de famille, une partie de ceux-ci ou une version personnalisée (Sara Tail ou Sarah photo c’est non!). Le nom qui est inscrit sur votre permis de conduire, c’est celui-là que vous devez utiliser entièrement pour être admissible. Si vous décidez plutôt d’utiliser une variante de votre nom ou un nom complètement différent (Lime Citron photographie ou SarahTphoto), alors vous devez absolument vous immatriculer/enregistrer et vérifier que ce nom n’est pas déjà utilisé dans le registraire des entreprises. L’enregistrement d’une entreprise se fait dès le démarrage de celle-ci.
Alors, voilà. J’espère que vous comprenez mieux les distinctions. Dans tous les cas, je vous conseille grandement de rendre votre entreprise la plus légale que possible. Comme les dépenses d’un photographe sont grandes, le fait de déclarer vos revenus vous permettra aussi de déduire d’importantes sommes en matériel/marketing/logistique. Bon démarrage!