Mon adjointe-administrative Valérie et moi, on est de plus en plus étonnées par l’engouement généré envers mes services de photographe. Pas qu’on doute de la qualité du service ou de sa valeur, mais on ne pensait pas qu’une photographe indépendante pouvait afficher complet dans les 8 à 9 mois suivants. Une partie de moi est heureuse et fière, mon entreprise fonctionne, mes clients parlent en bien de mes services, je sais que les gens m’apprécient. Une autre partie de moi se questionne et doute, je sais que des clients iront ailleurs à cause des délais, des futures mamans ne pourront pas avoir de plage horaire, des compétiteurs profiteront de cet aspect et je dois gérer un horaire qui devient de plus en plus compliqué. Mais la solution… C’est quoi?
Je dois avouer que si j’avais la solution magique, je la mettrais en action dès maintenant. J’aimerais satisfaire le plus de monde possible et ça ne me dérangerait pas de gérer un horaire à 3-4 mois d’avis plutôt que 8 à 9 mois. Je n’offrirai pas un mauvais service pour éloigner les clients et je ne ferai pas 22 séances par semaine à moi seule, ce serait inhumain et je n’offrirais pas un bon service. Il y a des solutions qui ne se peuvent simplement pas, car je veux tout de même continuer de faire ce métier que j’adore. J’ai d’abord innové en créant les séances «Partagez… Et profitez» qui permettent à 4, 5 ou 6 bébés/enfants additionnels par mois d’avoir un rendez-vous. J’ai aussi réservé jusqu’à 9 rendez-vous par semaine, alors que j’étais sensée en faire 7 sur plusieurs semaines. Je compte donc aussi sur mes clients et sur mon adjointe pour m’aider à trouver les meilleures possibilités qui satisferont le plus de gens possibles. Je tiens à ce que tout le monde ait un rendez-vous, mais parfois c’est seulement impossible de par les délais de la demande ou les disponibilités proposées. Toutefois, je voulais expliquer la réalité que je vivais présentement pour que vous puissiez mieux comprendre pourquoi il est parfois difficile d’avoir une place. Voilà mon aide pour vous aider à avoir une place:
1- L’avance avant tout
Première chose à faire, c’est de réserver très très tôt. Les rendez-vous vont présentement vont l’automne 2013, ce n’est pas une blague, ni un outil de promotion et je ne peux pas trouver d’autres places d’ici là sauf pour des contrats corporatifs qui me font parfois sortir de mes congés. On réserve donc tôt comme pour notre rendez-vous chez un spécialiste de la santé, pour un spectacle ou encore un traiteur à domicile comme Sushi à la maison qui réservent jusqu’à 1 an d’avance. Plusieurs clientes régulières ont l’astuce de réserver leurs séances annuelles en une seule fois. Si elles savent qu’elles sont enceintes, elles réservent leur séance maternité, leur séance de famille, une séance enfant pour les 8 mois du bébé et finalement une séance à laquelle elles n’ont aucune idée de ce qu’elles feront. Que ce soit une photo de famille de groupe, de couple ou encore avec leurs amies, elles en gardent une de plus qu’elles pourraient même donner à une amie à la limite. Ces personnes réussissent donc à venir plusieurs fois par année sans jamais tenir compte des délais de réservations. Comme il n’y a aucun frais d’annulation, si elles annulent quelques semaines avant leur rendez-vous, nous offrirons le rendez-vous à quelqu’un qui est sur la liste d’attente. Si vous êtes à 37 semaines de grossesse et que vous m’écrivez pour avoir un rendez-vous, je suis désolée, mais ce sera tout simplement impossible.
2- Les disponibilités
Je dirais que 70% des clients se disent disponibles le samedi. Malheureusement, les samedis ne représentent pas 70% des disponibilités possibles. Comme il n’y a que 8 places mensuelles pour les plages horaires du samedi, il n’y a que 8 clients qui pourront avoir ce rendez-vous et ce, même si 27 personnes en on fait la demande. À partir d’octobre, pour tenter de régler cette situation, je ferai 3 rendez-vous le samedi, soit pour 4 séances de plus par mois. Par contre, si vous n’avez pas d’autres possibilités, vous ne pouvez pas uniquement me blâmer. L’idéal lors de votre demande de réservation est de donner l’ensemble de vos disponibilités. Le copain ne travaille pas en après-midi le vendredi? Les enfants sont en pédagogique ou en relâche? Horaire variable sur semaine? Possibilité de travailler seulement en après-midi et d’être libre le jeudi matin? Bref, c’est plus facile pour nous de trouver une place à quelqu’un qui a plusieurs disponibilités plutôt que ceux qui en on qu’une seule. À partir d’octobre, mes rendez-vous se feront le jeudi 10h00 et 13h00, le vendredi 10h00 et 13h00, le samedi 9h45, 12h45 et 15h30. Pour un total de 7 rendez-vous par semaine et j’effectuerai ma retouche photo le mardi et mercredi. Pour mes congés, je me réserverai le dimanche et le lundi, un peu comme les coiffeuses. Pour ceux qui croient que 7 rendez-vous c’est peu, je vous dirai que c’est enorme pour une seule photographe. Il y a en moyenne 5 à 10 heures de travail pour chaque contrat que j’effectue (prise de vue et retouche). Ça c’est uniquement pour mes clients de la semaine, mais il faut ajouter à ça que j’ai souvent des soumissions à faire, de l’aide à fournir pour mon adjointe, des promotions à créer, des clients corporatifs à rencontrer, le ménage du studio à effectuer, des livraisons et des commandes à aller chercher etc… Bref, tout ce qui aide mon entreprise à continuer de rouler. Je peux donc facilement avoir une semaine de 35 à 75 heures avec 7 contrats. Ce n’est pas pour faire pitié, encore une fois, si je n’étais pas passionnée je ne ferais pas 70 heures pour le plaisir. C’est plus pour vous faire comprendre ma réalité.
3- La liste d’attente
Lorsque vous nous contactez et qu’il est impossible d’avoir la date désirée, une inscription sur la liste d’attente est possible. Celle-ci ne garantit en aucun cas un rendez-vous, mais elle permet que vous soyez contacté si il y a une annulation. Des annulations, il peut autant en avoir 2 dans la même semaine que 1 en 3 mois, ça varie beaucoup. Habituellement, elles se font à la dernière minute. Un enfant malade, un accouchement hâtif, un imprévu au travail. Donc, il se peut que je téléphone des gens la journée même ou encore la veille d’une séance. Encore une fois, si vous me dites que vous êtes disponibles en tout temps en mars par exemple, vous avez plus de chances que quelqu’un qui me dira «Je veux le 23 mars 13h00». La priorité sur la liste d’attente est par ordre d’entrée, sauf pour les futures mamans qui sont classées prioritaires comme celles-ci ont une date limite avant d’accoucher. Donc, si un rendez-vous se libère, Valérie ou moi contactons les futures mamans en premier et ensuite les rendez-vous réguliers. Si le rendez-vous est à 1 semaine d’avance, on laisse un message. Par contre, si le rendez-vous est le lendemain, si ça ne répond pas on passe au suivant. Pensez donc toujours à joindre votre numéro de téléphone lorsque vous nous envoyez un courriel.
4- Des demandes complètes
Lorsque vous nous contactez par courriel, donnez le plus de détails possibles. De sorte à ce que le moins d’échanges de courriel soient nécessaires. Si on doit vous réécrire pour demander le type de séance et que vous nous récrivez pour poser une question sur les prix, qu’on vous répond et que vous nous demandez comment ça fonctionne, on aurait probablement pu en faire 2 courriels concentrés. Un simple courriel disant «Prix/rendez-vous svp» ne nous donne pas assez d’informations. Quand êtes-vous disponibles? Quel type de rendez-vous désirez-vous? Combien allez-vous être? Avez-vous des questions particulières? Dans le meilleur des mondes, votre courriel ressemblerait à «J’aimerais prendre rendez-vous pour mes 2 enfants, Mathilde 2 ans et Loïc 4 ans, idéalement en octobre sur semaine. J’aimerais aussi savoir combien de temps dure la séance? Si on peut prendre des pauses si ils sont fatigués et quel est le délai avant de recevoir les photos? Vous pouvez me joindre par courriel ou au 418-888-8888.». De cette façon, on se fait un portrait réaliste de la demande et on peut déjà mettre une date de côté pour vous et vous la proposer. J’ajouterais qu’il est important de faire un suivi rapide, si on vous répond en vous proposant une date, mais que vous nous revenez seulement 2 semaines plus tard, les risques que la date qu’on vous a proposé soit réservé son grand. Alors, on doit recommencer le processus à zéro.
5- Horaire bloqué
Présentement, on a commencé à bloquer l’horaire parce qu’il n’en fallait pas tellement plus pour que le délai ne permette plus aux futures mamans d’apprendre qu’elles sont enceintes et de réserver. Comme je veux continuer d’offrir mes services aux futures mamans, je trouvais important de leur laisser cette possibilité. De plus, je trouvais aussi difficile de savoir où je serai dans 9 mois, je préfèrais donc bloquer pour éviter qu’un jour je gère un horaire 1 an d’avance. Ça deviendrait difficile de savoir si mon horaire restera le même, si j’ai à changer mon fonctionnement, quand je prendrai mes vacances, quand la famille s’agrandira, quand mon chum sera lui-même en congé pour que je puisses être avec lui. On prend donc les noms de ceux qui veulent des rendez-vous et on les recontacte lorsque le mois est ouvert. De sorte à ouvrir les mois un après l’autre. Les rendez-vous sont présentement bloqués jusqu’au début octobre et les gens qui voulaient un rendez-vous on commencé à être contacté pour choisir leur plage horaire en ordre chronologique. Lorsque février sera terminé, on ouvrira les plages horaires pour octobre et ainsi de suite. Pour laisser aussi une chance aux futures mamans, nous avons pris la décision de conserver 3 plages horaires par semaine uniquement pour celles-ci comme elles représentent environ 55% de ma clientèle. Le jeudi 10h00 et 13h00, ainsi que le vendredi 13h00 seront uniquement possibles pour les futures mamans. Par contre, le vendredi 10h00 et le samedi 9h45-12h45 et 15h30 sont possibles pour tous.
Ouf! Ça en fait de l’information! J’espère que vous comprendrez un peu mieux la situation et je vous remercie encore une fois de votre grande fidélité, de votre compréhension, de votre bonne humeur et surtout de partager ma passion depuis toujours. Pour toutes demandes de rendez-vous ou d’information, n’hésitez pas à écrire à Valérie qui prendra bien soin de vous à photo@sarahtailleur.com