Mieux organiser sa séance photo en entreprise

Une séance photo professionnelle est un excellent moyen de renforcer l’image de marque de votre entreprise, que ce soit pour des portraits d’équipe, des photos individuelles ou des images pour votre site web. Toutefois, pour que tout se déroule sans accroc, une planification rigoureuse est essentielle. Voici un guide pratique pour les gestionnaires afin d’organiser efficacement une séance photo en entreprise et d’éviter les imprévus.

1. Planifiez une liste précise des personnes à photographier

Avant même de contacter un photographe, établissez une liste complète et claire des personnes à photographier. Ainsi, la soumission sera plus précise et ça évitera de passer d’une prix pour une séance photo de 6 à 38 personnes en cours de route.

• Qui doit être inclus? Portraits individuels, photos d’équipe, cadres exécutifs?
• Définissez les priorités : Assurez-vous d’avoir les visages clés de votre entreprise.
• Prévoyez une marge pour d’éventuels ajouts de dernière minute.

Une bonne planification permet de gagner du temps le jour de la séance et d’éviter les oublis. Pour le photographe, c’est aussi ce qui confirme qu’il n’a pas oublié personne le jour venu. Si vous avez besoin de modèles ou de faux clients, pensez aussi à en avoir ou à demander à votre photographe de prendre en charge le casting.

Astuce: Partagez cette liste avec le photographe pour qu’il puisse organiser les prises de vue efficacement. Le photographe pourra aussi mieux nommer les photos avec le nom des employés en notant la liste. Si le photographe doit gérer seule sa journée de prise de vue, pensez à laisser le numéro de téléphone des personnes à photographier pour qu’il puisse rejoindre les retardataires.

2. Réservez l’espace approprié et préparez-le à l’avance

Le choix de l’espace est crucial pour la réussite de vos photos. Le photographe aura sans doute déjà discuté des possibilités avec vous. Il faut donc réserver la salle ou s’assurer que le lieu désiré sera disponible. Ce n’est pas le jour de la séance photo que c’est le moment de se chicaner avec les employés de l’entreprise voisine pour avoir un accès complet au café de l’immeuble.

• Réservez une salle calme, spacieuse et lumineuse si possible. La lumière naturelle est idéale. Si le photographe doit absolument fournir un flash (salle sans lumière), pensez à l’aviser. Si celui-ci croit qu’il va réaliser une séance photo en lumière naturelle, il pourrait ne pas apporter d’équipement de studio.
• Si la séance se déroule dans un environnement de bureau, assurez-vous de faire un bon ménage. Évitez les piles de documents, les objets encombrants ou tout ce qui pourrait nuire au visuel.
• Assurez-vous d’avoir des prises électriques accessibles pour le matériel photo.

Astuce: Visitez l’espace avec votre photographe ou envoyez-lui des photos à l’avance. Personnellement, j’aime mieux planifier une rencontre virtuelle de type FaceTime. Cela l’aidera à prévoir l’équipement nécessaire (flash, arrière-plan, etc.).

3. Communiquez régulièrement avec son photographe d’entreprise

Une communication ouverte et régulière avec le photographe est la clé pour une séance réussie. En effet, les manques de communication sont souvent la base des problématiques le jour de la séance photo. Voici les informations essentielles à lui transmettre :

• Changements de dernière minute: Si l’espace convenu est modifié ou s’il y a des imprévus, avisez-le dès que possible. Pour vous, ça ne change pas grande chose. Pour lui, c’est peut-être un changement d’objectif pour avoir plus de profondeur ou un flash sur pied. Il n’apporte pas tout son matériel à chaque fois!
• Le nombre de personnes: Si plus de personnes que prévu doivent être photographiées, le photographe doit s’ajuster. Une séance photo pour 3 personnes ne prend pas le même temps et ne coûte pas la même chose qu’un 12 personnes. Parfois, l’espace et son équipement ne permettent absolument pas de réaliser convenablement la photographie d’équipe de 18 personnes imprévue.
• Besoin de matériel supplémentaire: Si un flash, un arrière-plan ou un éclairage particulier devient nécessaire, le photographe doit en être informé. Si votre entreprise a des normes précises, il doit le savoir pour apporter le bon matériel.
• Imprévus: Des retards ou des absences? Pas de stress, mais communiquez rapidement pour ajuster le déroulement de la journée. Ça évite d’avoir un photographe prêt à 8h00 et un premier modèle qui arrive seulement à 8h45… Oui, on charge quand même le temps!

Une bonne coordination permettra au photographe de livrer un travail impeccable, même si des changements surviennent. D’ailleurs, celui-ci est souvent un habitué des imprévus!

4. Préparez-vous à lâcher prise sur les absences et imprévus

Malgré la meilleure des organisations, il y a presque toujours des absents lors d’une séance photo en entreprise. Entre les maladies, les conflits d’horaire et les imprévus, il est important d’anticiper ce scénario. C’est donc courant que je repasse en entreprise pour photographier 4-5 absents. De plus, vos partenaires d’affaires ne réaliseront pas qu’il manque votre 2e commis de fin de semaine sur votre site Web.

• Focalisez-vous sur les présents: Votre séance sera réussie même s’il manque une ou deux personnes. Votre nervosité à l’idée d’avoir des manquants est parfois pire pour l’atmosphère que leur absence.
• Prévoyez une seconde séance pour les absents, si nécessaire, ou organisez un rattrapage plus tard. Oui, il y a des frais additionnels. Donc, on priorise une reprise qui regroupe plusieurs personnes.
• Si vous n’avez pas le choix de reporter parce qu’une personne essentielle à l’organisation est absente et qu’il s’agit d’une séance pour une petit groupe seulement, avisez votre photographe le plus rapidement que possible pour éviter son déplacement inutile.

Astuce: Ne laissez pas les absents générer du stress inutile. Concentrez-vous sur la qualité des photos pour ceux qui sont disponibles. Svp, on ne remet pas pour un employé absent sur 50 personnes.

5. Créez un horaire clair pour la journée… avec le photographe!

Pour éviter de perdre du temps, planifiez un horaire détaillé. Profitez-en pour discuter avec votre photographe pour savoir combien de temps il a besoin.

• Bloquez des plages horaires pour chaque personne ou groupe. Assurez-vous que ceux-ci sont avisés et que vous avez les coordonnés de tous s’il y a de l’avance.
• Assurez-vous que les employés savent à quelle heure se présenter et où. Vaut mieux leur dire de venir plus tôt, ils auront le temps d’aller se regarder dans le miroir avant.
• Prévoyez un peu de temps supplémentaire pour les ajustements ou retards à la fin de la séance.

À titre de repère, lorsque je fais des portraits d’employés d’un même style, je suis habituellement capable de réaliser 20 portraits par heure. Évidemment, c’est si je n’ai pas à changer d’éclairage ou de lieux en cours de route.

Bonus : Partagez cet horaire avec le photographe en amont. Cela l’aidera à organiser le matériel et à optimiser le temps de prise de vue. Il pourrait même vous dire que vous avez prévu trop ou pas assez de temps pour une prise de vue.

Anecdote: Une adjointe a préparé l’horaire d’une séance photo corporative que je devais faire pour quelques employés seulement. Quand elle m’a donné l’horaire, j’ai réalisé que j’avais près de 25 minutes par personne, des pauses régulières, et que la séance qui devait durer 30 minutes, était sur 2 heures. Évidemment, ça ne faisait aucun sens autant pour la logistique que le coût planifié!

En collaborant étroitement avec un photographe professionnel et en anticipant les imprévus, vous obtiendrez des photos de qualité qui reflètent l’image de votre entreprise. Prêt à planifier votre séance photo? Il me fera plaisir de discuter avec vous de votre séance photo en entreprise!